eRechnung XRechnung ZUGFeRD mit kostenloser Software erstellen und anschauen – Einfache Erklärung der E-Rechnung

„Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen“ …so oder so ähnlich hat es wohl jeder schon mal gehört oder gelesen, wenn er auf diese Seite stößt. Immer mehr Kunden beschäftigen sich notgedrungen mit dem Thema E-Rechnung alias XRechnung oder ZUGFeRD. Und viele denken sich vielleicht auch, warum ist eine eRechnung kein PDF?

Die Antwort ist relativ einfach. Ein PDF ist erstmal nur ein Dokument dass keinerlei vorgegebene Struktur besitzt und bei jedem Unternehmen anders ausschauen kann. Vom Prinzip wissen wir alle, dass bestimmte Informationen enthalten sein müssen (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsinformationen, usw.). Nur all diese Informationen kann jedes Unternehmen an anderer Stelle platzieren und auch anders formatieren. Genau hier liegt das Problem!

Um das ganze möglichst fehlerfrei maschinenauslesbar auslesbar zu machen, bedarf es einer gewissen Ordnung und Vereinheitlichung. Hier kommt die XRechnung bzw. ZUGFeRD ins Spiel. Diese erzwingen einen Standard, wie welche Informationen einer Rechnung immer zwingend auszusehen haben und wie sie formatiert sein müssen. Somit sollen zukünftig alle Rechnungen egal welcher Firmen einheitlich aussehen und damit auch problemlos mit dafür vorgesehenen Programmen vollautomatisch verarbeitet werden können. Im praktischen Beispiel könnte ich mir einen Steuerberater vorstellen, der nicht mehr jede Papierrechnung eines Unternehmens durchblättern muss und sich die Informationen davon notiert, sondern dieser hat eine Software in welche er alle E-Rechnungen einliest und hat somit mit wenigen Klicks alle Informationen aller Rechnungen des Unternehmens erfasst.

Soweit zur Theorie und auch hier der Hinweis: Alle Informationen die ich bisher geschrieben habe ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit!

Jetzt kommen wir zum spannenden Teil: Wie sieht eine E-Rechnung denn überhaupt aus?

Einfache Antwort: Das kommt darauf an und die Kurzfassung ist:

• Bei ZUGFeRD habe ich wie gewohnt eine PDF-Datei die ich mit dem PDF-Programm meiner Wahl öffnen kann und eine Rechnung sehe, die alle relevanten Informationen wie bisher auch enthält. Einziger Unterschied zu einer ganz normalen PDF: Im Anhang des PDF (meist eine Büroklammer im PDF-Programm) ist noch eine XML-Datei, welche die eigentliche E-Rechnung darstellt. Diese hat meist das Schema XRechnung.
• Bei XRechnung habe ich nur eine XML-Datei, welche ich zwar mit einem Internet-Browser, z. B. Microsoft Edge öffnen kann, allerdings sind die Informationen darüber nur schwer lesbar. Hier benötigt man eine sogenannte KOSIT-Visualisierung, bzw. ein einfaches kostenloses Tool. Wer mehr über die XRechnung erfahren möchte, kann sich auch auf der offiziellen Seite des Bundes schlau machen.

Wer erstmal sehen möchte, wie eine XRechnung oder ZUGFeRD Rechnung aussieht, kann sich nachfolgende Beispieldateien runterladen. Bitte beachten, dass die XRechnung nur von mir noch in eine ZIP-Datei verpackt wurde. Nur die XML-Datei in der ZIP-Datei stellt die eigentliche XRechnung dar.

Bei der ZUGFeRD Rechnung handelt es sich um ein PDF in welchem über den Anhang (meist eine Büroklammer in der PDF-Software) die XML-Datei, also die XRechnung eingebunden ist.

Auch hier gibt es Tools wie Sand am Meer. Die meisten kostenpflichtig oder integriert in eine Rechnungs-/Faktura Software. Fernab von diesem „Mainstream“ möchte ich heute 2 Tools vorstellen, die meiner Meinung nach viel besser für alle Freiberufler und kleine Unternehmen geeignet sind, um mit E-Rechnungen zu arbeiten.

Der Titel verrät schon was zu tun ist. Die kostenlose PDF-Sammlung PDF24 gibt es sowohl zum Download als auch online. Ich bevorzuge die Offline-Version zum Download. In dieser Toolsammlung verstellt gibt es das Tool „Rechnung erstellen“ und genau hierüber können ZUGFeRD und XRechnungen ganz simpel durch ausfüllen aller benötigten Felder erstellt werden.

Sogar die Speicherung von Bausteinen (Rechnungsdaten, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Zahlungsdetails, usw.) ist möglich. Auch lassen sich komplette Formulare zur späteren Verwendung exportieren und wieder importieren.

Über die beiden Buttons kann man entweder online das Erstellen der E-Rechnung ausprobieren, oder aber auch die gesamte PDF24 Toolbox runterladen und auf seinem Computer installieren. Sobald die Toolbox installiert und gestartet ist, gibt es dort den Button „Rechung erstellen“. Darüber kann man dann die Funktion „Elektronische Rechnung erstellen“ auswählen und kommt zu dem Formular, welches man nun befüllen kann.

Um zu sehen, welche Felder zwingend befüllt werden müssen, um eine XRechnung oder auch ZUGFeRD Rechnung zu erstellen, kann man ohne Ausfüllen ganz nach unten scrollen und auf den Button „Rechnung erstellen“ klicken. Es werden dann alle Felder im Formular rot markiert, welche zwingend ausgefüllt werden müssen.

Eine ZUGFeRD Rechnung kann mit einem normalen PDF-Viewer wie z. B. Adobe Reader, Foxit Reader oder auch jedem gängigen Browser wie Microsoft Edge, Firefox, Safari usw. geöffnet werden. Wer eine solche Rechnung öffnet, bemerkt erstmal keinen Unterschied zu einer normalen PDF-Rechnung. Interessant, wird es jedoch, wenn man sich den Anhang der PDF anschaut. Dies geht nicht mit allen PDF-Programmen. Im gezeigten Screenshot nutze ich den Adobe Reader. Diese eingebettete XML-Datei kann dann mit einem entsprechenden Programm wie z. B. dem Ultramarinviewer angezeigt werden und sollte die gleichen Infos anzeigen, die bereits die PDF darstellt.

Eine XRechnung ist wie bereits schon erklärt eine XML-Datei. Diese kann man zwar mit einem jeden beliebigen Text-Editor oder auch Browser öffnen, allerdings ist diese für einen Nicht-Programmierer, bzw. technischen Laien schwer zu lesen. Deshalb gibt es die Möglichkeit, diese XRechnung, welche eigentlich nur für das maschinelle Verarbeiten bestimmt ist, mit einer KOSIT Visualisierung menschenlesbar zu machen. Nachdem es keine einfache Möglichkeit gab, diese KOSIT Visualisierung schnell zu nutzen, hat Herr Alexander Spieß die kostenlose Software „Ultramarin Viewer“ programmiert, welche über nachfolgenden Link runtergeladen werden kann. Allerdings ist diese Software schon etwas älter. Die derzeit moderne Variante nennt sich „Quba-Viewer“. Über nachfolgende Download-Buttons werden Sie zur Webseite der Entwickler geleitet und können sich jeweils weiter über die Software informieren.

Achtung: Bei der Ausführung der Ultramarin Viewer Installation kommt ein Sicherheitshinweis den man mit „Trotzdem ausführen“ bestätigen muss. Die Software in der Version 1.2 wurde von mir unter Windows 11 24H2 erfolgreich getestet. Ich empfehle allerdings die modernere Software Quba-Viewer zu nutzen.

Mit diesem Artikel hoffe ich vielen Menschen geholfen zu haben, die sich jetzt mit der E-Rechnung gezwungenermaßen beschäftigen müssen. Bei diesem Artikel bin ich auch nur auf die wesentlichen und meiner Meinung nach wichtigen Aspekte eingegangen. Eine umfangreiche Lösung für die Erstellung von E-Rechnungen stellt dieser Artikel nicht dar. Dafür gibt es große Rechnungs- und Faktura-Software, die das bereits automatisch können. Vielmehr möchte ich damit aufzeigen, wie es für Einzelfälle schnell möglich ist, E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung zu erstellen und diese auch zu betrachten.